In het hectische tempo van onze werkdag worden we vaak zo verteerd door takenlijsten en jongleren met meerdere deadlines dat we de projecten die niet “onmiddellijk” zijn, naar volgende maand, volgend kwartaal of zelfs volgend jaar pushen. Hoewel deze strategie voor sommige taken kan werken, kan het in het geval van een crisis tot grote complicaties leiden.
Een goed ontwikkeld en consistent bijgewerkt crisiscommunicatie plan zorgt ervoor dat de organisatie over de infrastructuur beschikt om indien nodig te reageren op een reeks natuurlijke of door de mens veroorzaakte crises.
Wat definieert een crisis?
Een crisis is een gebeurtenis die zich plotseling en meestal onverwacht voordoet. Een crisis vereist een snelle reactie en kan, indien verkeerd bestuurd, leiden tot winstdaling, meer rechtszaken, banenverlies en verminderd vertrouwen in het management.
Crises kunnen variëren van natuurrampen zoals overstromingen tot externe rampen en medische noodsituaties, waaronder branden, chemische blootstellingen en ongevallen met meerdere slachtoffers. Andere voorbeelden van crises zijn geweld op de werkplek, fraude en terugroepacties van apparatuur. Met de introductie van sociale media draaien nu meer crises om reputatiemanagement. Een crisiscommunicatieplan wordt onderverdeeld in meerdere elementen, hieronder zijn er twee daarvan te vinden.
1. Gedetailleerd plan
Het plan moet uitleggen hoe de organisatie zal communiceren over de crisis en de crisis zal aanpakken. Neem binnen het plan het volgende op:
- Doel van het plan: Leg uit waarom het plan nodig is.
- Activeringscriteria: Bepaal wie het plan kan activeren en onder welke omstandigheden.
- Procedures: Schets de stappen die moeten worden genomen met betrekking tot interne en externe communicatie, vermeld wie waarvoor verantwoordelijk is en welke tools (e-mail, voicemail, intranet, persbericht, Twitter, enz.) zullen worden gebruikt om het plan uit te voeren.
2. Crisiscommunicatieteam
Het crisiscommunicatieteam is verantwoordelijk voor het verzamelen van informatie, het creëren en verspreiden van kernboodschappen en het werken met de media. Het team monitort ook de respons op de crisis en crisiscommunicatie. Identificeer binnen het plan de leden van het crisiscommunicatieteam en beschrijf hun rollen. Wie treedt op als woordvoerder, is dat een persoon of meerdere? Wie zal de media gesprekken voeren? Wie zorgt voor de interne communicatie? Verdeel al deze rollen onder de leden van het crisiscommunicatieteam.
Bron: Up communicatie